Blog

Oprechte interesse als sleutel tot een laag verzuim

‘Oprechte interesse’ is wat écht het verschil maakt bij het regie voeren over verzuim bij VION Food. Aan het woord is Geke Wichems, HR-manager van de vestiging in Scherpenzeel, coach van een vijftal HR-managers én arbocoördinator voor alle vestigingen. Wij spreken met hem over de invoering van het eigen regiemodel op verzuim bij VION Food en de resultaten daarvan.

Geke, wat was de aanleiding voor VION Food om over te gaan op het eigen regie model?
Wij hadden 7% verzuim op jaarbasis. Dat vonden we te hoog. Vooral ons kortdurende ziekteverzuim was veel te hoog. Onze inschatting destijds was dat het zeer de vraag was hoeveel daarvan werkelijk een medische oorzaak had. Veel verzuim is het gevolg van hoe we ons in de organisatie gedragen, dat kunnen we alleen zélf oplossen. Dat leidde tot de keuze voor een eigen regie model.

In hoeverre was jullie arbodienst daarbij betrokken?
Met onze toenmalige arbodienst hebben we geprobeerd tot een samenwerking te komen op basis van het eigen regiemodel. Dat lukte uiteindelijk niet. Met name omdat zij de bedrijfsarts zagen als de centrale schakel in de verzuimbegeleiding. Daarmee blijf je verzuim medicaliseren, daar wilden wij juist vanaf. We hebben toen gekozen voor een net gestarte kleine arbodienst die op dezelfde golflengte als wij zat. Met deze arbodienst werken we nu nog steeds samen.

Hoe ziet hun bijdrage eruit?
In de eerste plaats hebben zij alle leidinggevenden getraind om uit te gaan van wat mensen nog wél kunnen in plaats van uit te gaan van ‘ziek is ziek’. Daarnaast is er een directe verbinding tussen ons personeelsinformatiesysteem en hun verzuimsysteem. Zij signaleren met name de deadlines waaraan we ons moeten houden. Die signalen komen binnen bij HR die als casemanager fungeert. Het is nadrukkelijk de leidinggevende die optreedt als regisseur bij verzuim, deze kan wanneer gewenst een beroep op ondersteuning vanuit HR doen. Eigenlijk hebben we samen vanuit de praktijk een voor ons werkbaar eigen regiemodel ontwikkeld.

Hoe verliep het invoeren van de eigen regie op verzuim?
Moeizaam. Leidinggevenden en medewerkers waren niet gewend om op deze manier met elkaar om te gaan. Het échte gesprek over verzuim met elkaar aan te gaan. Verzuim dat vaak zijn oorzaak vond in hoe we met elkaar omgaan. Het kostte tijd om daaraan te wennen. Dat gold evenzeer voor de vakbonden. Die waren erg bezorgd dat leidinggevenden en HR zich met medische zaken gingen bemoeien. Daarnaast was onze administratie rond verzuim niet op orde. Pas toen de verzuimadministratie op orde was, was de stuurinformatie betrouwbaar. Het goed inregelen van de verzuimadministratie nam meer tijd in beslag dan we hadden gewild. Het leverde in de eerste plaats meer werk op binnen HR en dat riep weerstand op. Pas toen dat goed op orde was konden we met de echte begeleiding van verzuim starten. Daarbij bleken veel bedrijfsartsen moeite met het eigen regiemodel te hebben. We hebben in het begin veel wisselingen van bedrijfsartsen gehad tot we de juiste personen hadden gevonden.

Wat heeft eigen regie voeren jullie opgeleverd?
Ons verzuim is afgenomen tot 4% op jaarbasis. Het kortdurend verzuim is nu goed onder controle. Op het juiste moment voeren we het juiste gesprek met elkaar. De 4% verzuim is vooral langdurig verzuim. Analyse daarvan toont aan dat het medische oorzaken betreffen waarop we als werkgever en werknemer nauwelijks invloed kunnen uitoefenen. Ik ben mijn hele leven lang al werkzaam in de vleesverwerkende sector, uit ervaring weet ik dat 4% voor deze sector een uitzonderlijk laag verzuim is. Daar zijn we erg trots op. Dat hebben we samen bereikt.

Wat zijn de belangrijkste lessen die je onderweg hebt geleerd?
De allerbelangrijkste is OPRECHTE interesse voor de persoon. En kan iemand niet werken dan ACCEPTEREN we dat. Daarmee ontstaat een veilig klimaat waarbinnen je open en eerlijk met elkaar het gesprek kunt aangaan. De invoering had sneller gekund als we meer aandacht hadden besteed aan de GEZAMENLIJKE VISIE op en BETROKKENHEID bij verzuim van de HR-collega’s. Zij ervoeren in eerste instantie alleen maar extra werk waardoor hun ondersteuning niet altijd optimaal was. Tot slot moet je de focus op verzuim vasthouden, het goede voorbeeld geven en dit blijven herhalen tot iedereen het tussen zijn oren heeft zitten.

Wat speelt bij jullie nog meer een belangrijke rol bij verzuim?
Ons credo: ‘een veilige werkomgeving = goed arbobeleid’. We zijn een productiebedrijf waarbinnen mensen in een industriële omgeving werken. Ook wij merken dat de gemiddelde leeftijd stijgt en duurzame inzetbaarheid belangrijk is. Daarom staat de vraag centraal: ‘Hoe houd je jezelf gezond en flexibel inzetbaar?’. We zetten PMO’s en verdiepende RIE’s in om onze medewerkers gezond en vitaal te houden. Kennen op elke vestiging een Arbo commissie bestaande uit een vertegenwoordiger van de OR, een medewerker, een leidinggevende en een HR-medewerker. Maandelijks wordt op elke vestiging een arbo-audit uitgevoerd Verder bestaat er een kort cyclische sturing op Safety, Quality, Process, Cost en Delivery. Elke afdeling heeft hiervoor borden waarvoor iedereen zich verzamelt, knelpunten worden samen doorgesproken en dan is het een kwestie van Plan/Do/Check/Act. Dit leidt tot een grote betrokkenheid en gezamenlijk worden knelpunten opgelost. Dat draagt bij aan een goed en gezond klimaat waarbinnen ook verzuim goed bespreekbaar is. Er is zeker nog meer te doen, dit is een goede start.